O processo para execução da folha de pagamento tem fator importante junto aodepartamento pessoal, em razão da riqueza técnica que existe para transformar todas as informações do empregado e da empresa num produto final que é a folha de pagamento.
A Folha de pagamento, por sua vez, tem função operacional, contábil e fiscal, devendo ser constituída com base em todas as ocorrências mensais do empregado. É a descrição dos fatos que envolveram a relação de trabalho, de maneira simples e transparente, transformado em fatores numéricos, através de códigos, quantidade, referências, percentagens e valores, em resultados que formarão a folha de pagamento.
O recibo de pagamento de cada empregado é a parcela que contribuirá com a formação da folha de pagamento. Será ele constituído de vencimentos, descontos, demonstração da base de cálculo de INSS, IRRF e FGTS, bem como seus respectivos descontos, e o seu resultado como valor líquido que o empregado receberá. Podemos admitir que alguns eventos de vencimentos ocorrem com mais frequência:
Salário: poderá ser em valor fixo ou variável, sua forma de cálculo pode ser por hora (quantidade de horas por dia vezes os dias trabalhados no mês, acrescidos de DSR), diário (quantidade de dias vezes os dias trabalhados no mês, acrescidos de DSR),ou mensal (será o valor acertado para o mês, independente da quantidade de dias do mês, já está incluso o DSR).
Adicional Noturno: percentagem de no mínimo 20% acrescida à jornada de trabalho contratual desempenhada entre 22h00 e 05h00, considerando o salário base como forma de cálculo. Assim, a proporção de horas entre 22h00 e 05h00 deve sofrer o acréscimo, integrando o salário para todos os fins legais.
Insalubridade: é um adicional instituído conforme o grau de risco existente na empresa e exercido pela função do empregado, podendo variar entre 10% (mínimo), 20% (médio) e 40% (máximo) sobre salário mínimo. Normalmente é determinado pelo médico do trabalho, com o acompanhamento de tabelas do Ministério do Trabalho, após avaliação das condições de risco que a saúde do empregado encontra-se exposta, integrando o salário para todos os fins legais.
Periculosidade: também é um adicional, porém específicos para funções de inflamáveis ou explosivos. Sua percentagem é de 30% sobre o salário base, também acompanhado também pelo médico do trabalho, integrando o salário para todos os fins legais.
Comissão: pode ser valor ou percentagem.
Horas Extras: Hora extra, hora suplementar ou hora extraordinária é todo período de trabalhado excedente à jornada contratualmente acordada. Assim, podemos admitir que antes do início, durante o intervalo ou após o fim da jornada, estando o empregado exercendo trabalho ou estando à disposição do empregador, configura-se hora extra.
Descanso Semanal Remunerado(DSR) é o valor pago para horas extras, comissão ou adicionais que ainda não foram computados o descanso. Sua forma de cálculo deve ser interpretada como a somatória dos dias úteis, inclusive o sábado, dividido pelos domingos e feriados no mês, por exemplo, (horas extras / 26 * 4 = DSR).
Salário Família: valor fixo devido ao empregado que tiver dependente menor de 14 (quatorze) anos de idade ou nos casos específicos determinados pela previdência social. Esse valor fixo é fornecido pela Previdência Social, com base no limite da faixa inicial de 7,65% de contribuição inicial do INSS.
Destacam-se entre os descontos:
Faltas: são os dias que efetivamente o empregado não compareceu e não houve nenhuma forma que autorizasse o pagamento. Esses dias são utilizados para dedução da base de cálculo do INSS, IRRF e FGTS, também prejudicam no escalonamento das férias e 13º salário, podendo sofrer o desconto dos feriados e domingos em razão da falta.
Atrasos: essas horas são as que efetivamente o empregado não compareceu e não houve nenhuma forma que autorizasse o pagamento. Essas horas são utilizadas para dedução da base de cálculo do INSS, IRRF e FGTS, também pode acarretar o desconto dos feriados e domingos em razão do descumprimento da jornada diária.
Vale Refeição: é muito comum encontrar empresas que forneçam o vale refeição ao empregado, representando tal procedimento um benefício concedido pelo empregador, pois não há lei que obrigue a tal prática, salvo existindo acordo ou convenção coletiva, seu desconto é limitado por lei a 20% do valor entregue.
Vale Transporte: é um benefício entregue por força de lei, do valor entregue ao empregado, o empregador pode descontar no máximo 6% do salário base, isso se o valor entregue for maior, caso contrário, descontar o valor entregue. Exemplo: salário R$ 600,00, valor gasto com vale transporte R$ 80,00, 6% do salário R$ 36,00, valor de desconto R$ 36,00.
Desconto de DSR: ocorre a perda do descanso semanal remunerado quando o empregado não cumpre sua jornada de trabalho integralmente, dessa forma o empregador pode descontar o domingo ou feriado da semana.
Adiantamento Salarial: é comum acordos ou normas coletivas determinarem percentual de adiantamento do salário, dessa forma será descontado no momento do pagamento.
Contribuição Sindical: é devida pelo empregado a contribuição de 01 dia de trabalho no exercício anual de sua atividade, normalmente ocorre o desconto em março de cada ano, porém caso não tenha sido descontada deverá ser feita no mês seguinte à admissão.
Contribuição Previdenciária: todo empregado sofre com a contribuição compulsória instituída pelo sistema previdenciário do Brasil, segue escalonamento com base na tabela divulgada pela Previdência Social. Sua base de cálculo depende do evento que comporá a remuneração. O valor descontado é recolhido aos cofres públicos da União, através da guia GPS, no dia 02 do mês seguinte de referência da folha de pagamento.
Imposto de Renda: o desconto compulsório determinado pelo Governo sobre o rendimento assalariado depende do evento pago no recibo de pagamento; após o desconto, o valor é recolhido aos cofres públicos da União no terceiro dia útil da semana seguinte ao pagamento, através da guia DARF.
Não sendo os descontos provenientes de amparo legal, é importante solicitar a autorização do empregado para participar do beneficio e consequentemente do desconto.
O pagamento do salário deve ser feito até o quinto dia útil do mês seguinte ao vencido. Lembramos que o sábado é considerado dia útil para o trabalhador.