OBRIGAÇÕES MENSAIS
SALÁRIOS
O empregador deve efetuar o pagamento de salários aos empregados até o 5º (quinto) dia útil do mês subsequente ao vencido. Para a legislação trabalhista o sábado é considerado dia útil. Caso o 5º dia útil seja um sábado e a empresa não trabalhe aos sábados, o pagamento deverá ser efetuado na sexta feira, de acordo com o artigo 465 da CLT.
CAGED
Encaminhar até o dia 7 do mês subsequente, o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), através de meio eletrônico, com utilização do aplicativo correspondente fornecido pelo MTB.
Observar com rigor na admissão do empregado sua condição perante o Seguro Desemprego, pois conforme estabelece a Portaria 1.129/2014 que dispõe sobre duas formas distintas no envio do CAGED onde o empregador deverá observar se, no ato da admissão, o empregado ESTÁ ou NÃO em gozo do benefício do seguro desemprego ou se já deu entrada no requerimento do mesmo.
Esta nova regra está valendo desde 1º de outubro de 2014.
INSS
Recolher as contribuições relativas à Previdência Social de acordo com o cronograma abaixo:
FGTS
Recolher até o dia 7 (sete), se não houver expediente bancário neste dia, recolher no 1º (primeiro) dia útil anterior os depósitos relativos ao Fundo de Garantia por Tempode de Serviço, incidente sobre a remuneração do mês anterior, conforme Lei 8.036/1990.
GPS - GUIA DA PREVIDÊNCIA SOCIAL
O empregador deve encaminhar ao sindicato representativo da categoria profissional mais numerosa entre seus empregados, até o dia 10 de cada mês, cópia da GPS, das contribuições recolhidas ao INSS, relativamente à competência anterior.
Nota: entendemos que mesmo diante da prorrogação do prazo do recolhimento do INSS, para o dia 20, conforme MP 447/2008, convertida na Lei 11.933/2009, a entrega da cópia da GPS ao sindicato deverá ser mantida por não haver qualquer alteração quanto a este prazo. No entanto, recomendamos a consulta ao sindicato da categoria.
CONTRIBUIÇÃO SINDICAL DOS EMPREGADOS
Os empregadores devem descontar a contribuição sindical dos empregados admitidos no mês anterior e ainda não recolhida por outra empresa referente ao ano financeiro em curso e recolhê-las até o último dia útil do mês seguinte.
PAT - PROGRAMA DE ALIMENTAÇÃO DO TRABALHADOR
A adesão ao PAT poderá ser efetuada a qualquer tempo e terá validade a partir da data de registro do formulário de adesão na ECT ou via internet, por prazo indeterminado, podendo ser cancelada por iniciativa da empresa beneficiária ou pelo Ministério do Trabalho e Emprego, em razão da execução inadequada do Programa.
OBRIGAÇÕES EM DETERMINADOS MESES DO ANO
JANEIRO
13º Salário
Efetuar, até o dia 10 (dez), o ajuste relativo ao 13º salário pago aos empregados com salário variável.
Os empregados que pretendam receber a metade do 13º salário por ocasião das férias devem requerê-lo à empresa, durante o mês de janeiro.
Acidentes do Trabalho - Doenças Ocupacionais - Agentes de Insalubridade
Com a publicação da Portaria MTE 2.018/2014, que alterou a NR 4, as empresas estão isentas de encaminhar até o dia 31 de janeiro de cada ano, ao órgão local do MTE, mapas com avaliação anual dos dados relativos a acidentes do trabalho, doenças ocupacionais e agentes de insalubridade, os quais deverão ser atualizados mensalmente pelo SESMT e permanecer à disposição da fiscalização do MTE.
Salário-Educação
As empresas optantes pelo sistema de aplicação direta do salário-educação, deverão renovar sua opção mediante preenchimento do Formulário Autorização de Manutenção de Ensino - FAME.
Contribuição Sindical da Empresa
As empresas no mês de janeiro devem recolher aos respectivos sindicatos de classe a contribuição sindical.
GFIP Declaratória 13º Salário
Entrega das informações dos fatos geradores de contribuições previdenciárias relativos ao 13º salário pago no mês de dezembro do ano anterior, informando obrigatoriamente em GFIP como competência 13.
FEVEREIRO
DIRF - Declaração do Imposto de Renda na Fonte
A DIRF é uma obrigação de informar à Receita Federal as retenções do imposto de renda, tanto de salários como de outros rendimentos. Devem também ser remetidos os comprovantes de retenção e de rendimentos, aos respectivos beneficiários.
Contribuição Sindical dos Autônomos e Profissionais Liberais
Os autônomos e profissionais liberais devem no mês de fevereiro efetuar o pagamento da contribuição sindical às respectivas entidades de classe.
Indústrias da Construção - Anexo II - Resumo Anual
As indústrias da construção devem enviar, via postagem, o Anexo II - Resumo Anual da NR 18 (Condições, Meio Ambiente de Trabalho na Indústria da Construção) até o último dia útil do mês de fevereiro. (Esta obrigação foi derrogada pela Portaria SIT 237/2011, que revogou o item 18.32 (subitens e anexos I e II) da NR-18. Portanto, a partir de 13/06/2011, o empregador não está mais obrigado a encaminhar o resumo estatístico anual).
MARÇO
RAIS - RELAÇÃO ANUAL DE INFORMAÇÕES SOCIAIS
Os empregadores são obrigados a entregar anualmente, conforme prazo estipulado por cronograma de entrega do MTE, a RAIS devidamente preenchida.
Contribuição Sindical dos Empregados
Dos salários de março desconta-se a contribuição sindical devida anualmente pelos empregados aos respectivos sindicatos de classe, associados ou não.
Engenharia e Medicina do Trabalho - Serviço Único
Os empregadores optantes por serviço único com engenharia e medicina do trabalho obrigam-se a elaborar e submeter à aprovação do órgão local do MTb, até 30 de março, um programa bienal de segurança e medicina do trabalho a desenvolver.
As empresas novas instaladas após 30 de março de cada exercício podem constituir e elaborar, respectivamente, os citados serviços e programa, no prazo de 90 dias a contar da instalação.
ABRIL
Contribuição Sindical dos Empregados - Recolhimento
Em abril recolhe-se a contribuição sindical descontada dos empregados em março.
MAIO
Contribuição Sindical - Relação - Entrega
Os empregadores que recolhem a contribuição sindical dos empregados em abril remetem, dentro de 15 dias contados da data do recolhimento, ao sindicato da categoria profissional ou, na falta deste, ao órgão local do MTE, relação nominal dos empregados contribuintes, indicando a função de cada um, o salário e o valor recolhido.
A relação pode ser substituída por cópia da folha de pagamento.
Salário-Família - Documentação a ser Apresentada
Para o pagamento do salário-família, o empregado deverá apresentar neste mês o comprovante de frequência à escola das crianças a partir de 7 anos.
Contribuição Sindical Rural
No mês de maio recolhe-se a contribuição sindical rural das pessoas físicas.
NOVEMBRO
13º Salário - 1ª Parcela
Até o dia 30 de novembro, o empregador deve pagar a 1ª (primeira) parcela do 13º salário, salvo se o empregado a recebeu por ocasião das férias.
Salário-Família - Documentação a ser Apresentada
Para o pagamento do salário-família, o empregado deverá apresentar neste mês o comprovante de frequência à escola das crianças a partir de 7 anos de idade e o atestado de vacinação ou documento equivalente para crianças até 6 anos.
DEZEMBRO
13º Salário - 2ª Parcela
Deve ser efetuado até o dia 7 de dezembro o depósito do FGTS incidente sobre o pagamento da primeira parcela do 13º salário.
Até o dia 20 de dezembro, o empregador deverá pagar a 2ª (segunda) parcela do 13º salário, deduzindo, após o desconto dos encargos incidentes, o valor referente à 1ª parcela.
A Contribuição Previdenciária referente ao valor total do 13º salário também deve ser recolhida até o dia 20.
OBRIGAÇÕES SEMESTRAIS
Salário-Educação - Cadastro de Alunos
Os empregadores enviam ao FNDE o Cadastro de Alunos, devidamente atualizado ou preenchido, indicando nominalmente os beneficiários atendidos.
OBRIGAÇÕES ANUAIS
CIPA
As empresas, em função do número de empregados e do grau de risco, obrigam-se a organizar e a manter em funcionamento, por estabelecimento, uma CIPA, havendo eleições anualmente.
SIPAT
As empresas, obrigadas a constituir CIPA, devem realizar anualmente a Semana Interna de Prevenção de Acidentes do Trabalho (SIPAT).
Vale-Transporte
O empregado, para receber o vale-transporte, deve informar ao empregador, por escrito: endereço residencial, serviços e meios de transporte mais adequados ao deslocamento residência-trabalho e vice-versa.As informações devem ser atualizadas anualmente ou sempre que ocorrer alteração das circunstâncias mencionadas.
ATUALIZAR CERTIDÕES NEGATIVAS
É importante que os empregadores mantenham atualizadas as certidões negativas de débito junto aos órgãos Federais a saber:
- Certificado de Regularidade do FGTS (CRF). A validade do CRF é de 30 dias a contar da data da emissão. A regularização é individualizada por CNPJ e o empregador poderá fazer a consulta através do site da Caixa Econômica Federal no link Consulta Regularidade do Empregador;
- Certidão Negativa de Débito junto ao INSS (CND). A validade da CND é de 180 dias da data da emissão. A regularização é requerida pelo CNPJ da matriz do empregador e este poderá fazer a consulta ou pedido através do site da Receita Federal do Brasil no link Certidão relativa a Contribuições Previdenciárias (CNPJ e matrícula CEI).
- Certidão Conjunta Negativa ou Positiva com efeitos de Negativa da Receita Federal. A validade desta certidão é de 180 dias a contar da data de emissão. A certidão poderá ser solicitada e emitida por meio da Internet, por meio do site da Receita Federal do Brasil no link Certidão Conjunta de Débitos relativos a Tributos Federais e à Dívida Ativa da União (exceto Contribuições Previdenciárias).
ATUALIZAÇÕES NO SISTEMA DE FOLHA DE PAGAMENTO
Todo sistema de folha de pagamento precisa de parametrizações que influenciam diretamente no cálculo da folha de pagamento, nas provisões de férias e 13º salário, na apuração dos encargos sociais a serem recolhidos e etc.
Dentre as parametrizações que influenciam diretamente nestes aspectos podemos citar:
- Cadastro e revisão de todas as verbas ou eventos da folha de pagamento e suas incidências de encargos (INSS, FGTS, Imposto de renda) e incidências sobre outros eventos (Pensão Alimentícia, Faltas e etc.);
- Cadastro dos feriados nacionais e municipais para apuração do Descanso Semanal Remunerado;
- Revisão dos cálculos de provisões de férias e 13º salário e incidências dos valores variáveis (horas extras, adicionais noturno, insalubridade, periculosidade e etc.) sobre as provisões, bem como a correta contagem dos avos mensais.
- Alteração das tabelas de INSS, Salário Família e Imposto de Renda;
- Cadastro dos funcionários com estabilidade de emprego (acidente de trabalho, licença maternidade, Cipeiros, dirigente sindical e etc.);
- Verificação da Convenção Coletiva de Trabalho da(s) respectiva(s) entidade(s) sindical(ais) e as abrangências como:
- Percentuais de horas extras em escala (50%, 65%, 80%, 100% e etc.);
- Pisos salariais (diferenças por região);
- Garantias de emprego (além das previstas em lei);
BASES LEGAIS
Decreto nº 57.155/65
Lei nº 7.418/85
Lei nº 8.036/90
Lei nº 8.212/91
Decreto nº 3.048/99
Lei nº 9.876/99
Decreto nº 3.265/99
Portaria MTb nº 3.214/78, NR 4, 5 e 7
Artigos 578 a 580 da CLT e os citados no texto.